A perda de tempo com a comunicação inadequada
Perdemos muito tempo com mensagens longas, que misturam vários assuntos ou que não destacam claramente os pontos principais ou pedidos. Isso geralmente é sinal de improviso de quem escreveu. Escrever nos dá a oportunidade de planejar e reler para que a mensagem seja o mais clara e objetiva possível. E às vezes o que ocorre é o contrário, provocando um sofrimento em quem lê (isso quando lê, pois normalmente mensagens mal construídas e prolixas “vão pro fim da fila”).
E cuidado se você só vê problemas nos outros, pois todos nós podemos cometer falhas aqui, mesmo que saibamos escrever bem, pois a escrita não funciona tão bem assim no piloto automático. Basta um excesso de pressa ou falta de planejamento e revisão que o texto desanda.
Por que a comunicação é difícil
Muitas vezes o que nos atrapalha é o nosso próprio ego. Escrevemos longa ou detalhadamente para forçar uma imagem de sofisticação, para parecer que dominamos um assunto que ainda não dominamos, por vaidade, insegurança ou mesmo por medo de que um texto curto pareça pouco esforço. E aí, escrevemos focando no que queremos dizer, e não o que o outro precisa entender.
Os objetivos de quem recebe a mensagem raramente coincidem com os nossos. Ignorar isso é o começo de boa parte da má comunicação corporativa, seja uma mensagem, relatório, apresentação ou proposta comercial. Ao escrever, duas perguntas são muito úteis: O que a outra pessoa precisa saber? O que eu só quero dizer, mas não tem nada a ver com o outro?
Ainda fica pior: quem recebe o seu texto está disputando atenção com dezenas de outras coisas ao mesmo tempo. E a maioria das pessoas decide se vai se engajar com uma mensagem antes de lê-la, seja pelo assunto, tamanho, título ou primeira frase. Fazemos leitura diagonal de textos longos. E se parecer ruim, adiamos a leitura e a resposta. Quanto mais você escreve, menor a chance de a pessoa notar, entender e agir sobre o que era realmente importante.
Mas cuidado com o outro extremo. Objetividade não é pressa, superficialidade nem omissão do que importa. Cortar por cortar produz textos rasos, que economizam palavras e também confundem o entendimento de quem lê. O equilíbrio está em dizer o essencial com profundidade e clareza, e deixar de fora o que é excesso.
Algumas recomendações para melhoria
Escreva para uma pessoa-alvo em mente. Defina quem é o leitor e o que ele precisa fazer com o texto (decidir, se informar, ser alertado…). Esse foco organiza todo o resto da escrita.
Reduza a uma ou duas ideias. Liste o que você quer dizer e corte até sobrar o que é mesmo essencial.
Comece pelo fim. Se você tivesse direito a uma única frase, qual seria?
Explique por que importa.
Explicite o óbvio. O que é óbvio para você só fica óbvio para o outro quando você diz.
Escolha as palavras certas. Prefira palavras concretas e conhecidas a abstrações e jargão corporativo, e use a voz ativa.
Combata a leitura diagonal. Parágrafos curtos, uma ideia por parágrafo, tópicos quando fizer sentido, destaques com parcimônia.
Leia em voz alta antes de enviar ou publicar. Se dá vontade de continuar e está fácil de entender, você acertou a medida.
Escrever com objetividade é um gesto de generosidade e respeito. É assumir o trabalho de organizar o caos dos próprios pensamentos para poupar o tempo e a atenção de quem lê, em vez de terceirizar esse esforço para o outro.
Qual é o seu maior obstáculo a uma escrita mais objetiva? Você consegue identificar os problemas que apontei neste próprio texto que acabou de ler? Me conte nos comentários!
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